Política de privacidad

uBeauty es la herramienta que los establecimientos usan para gestionar su trabajo. Eso reparte las responsabilidades en dos, y la diferencia te importa:

De la cuenta de quien trabaja en el establecimiento

Datos de identificación y contacto (nombre, email, teléfono, NIF y dirección cuando se indican), el cargo dentro del establecimiento y la fotografía de perfil, si la subes. Si inicias sesión con una cuenta de Google, Facebook, Apple o Microsoft, recibimos de ella tu nombre y tu email, nunca tu contraseña, y nunca la fotografía: tu foto de perfil aquí solo existe si la subes tú.

Guardamos también los dispositivos desde los que entras (descripción del aparato, dirección IP y fecha del último acceso) para avisarte cuando alguien entra desde un sitio nuevo y para que puedas cerrar sesiones que no reconozcas.

Si activas los avisos en el móvil, el sistema de tu aparato emite un identificador de entrega y nosotros lo guardamos, ligado a tu cuenta, para saber adónde enviar el aviso. No es el registro del párrafo anterior: aquel nace cuando entras, este solo existe si pides los avisos.

Para eliminarlo: quien trabaja en un establecimiento desactiva los avisos en el perfil, y el identificador del aparato se elimina en ese establecimiento; «Desconectar dispositivos», también en el perfil, lo elimina en todos tus aparatos en ese establecimiento. Pide la contraseña, y elimina también las sesiones abiertas. Si eres clienta, no hay interruptor en la app: el identificador se elimina cuando sales de la cuenta; si desinstalas la app, se elimina con el primer aviso que ya no pueda llegarte.

La entrega en sí la hace el fabricante del sistema (Google en Android, Apple en iPhone), porque no hay otra forma de que un aviso llegue a un móvil. Eso significa que el texto del aviso pasa por ellos, y el texto puede contener el nombre de una clienta y la hora de la cita. Por eso el aviso se marca como contenido sensible: en un Android, si tienes activado el ajuste de ocultar contenido sensible en la pantalla de bloqueo, el sistema lo esconde. Nada más de tu historial ni de tu agenda viaja por ahí.

Desde el momento en que se crea la cuenta guardamos además la dirección IP y el aparato desde los que se hizo el registro, con el mismo fin: poder investigar un acceso indebido y detectar fraude. Se guarda mientras la cuenta exista y se elimina con ella.

De las clientas del establecimiento

La mayor parte de estos datos nos los facilita el establecimiento. Incluyen identificación y contactos, fecha de nacimiento, historial de citas y servicios, notas escritas por el equipo, preferencias de lista de espera, respuestas a cuestionarios, y el registro del consentimiento de RGPD dado al establecimiento.

Si tienes cuenta propia de clienta, hay datos que nos das directamente: el email y la contraseña que eliges o, si prefieres iniciar sesión con una cuenta de Google o Facebook, el nombre, el email y la fotografía de perfil que ese proveedor nos envía, nunca tu contraseña. Lo usamos para reconocerte al entrar, mostrar al establecimiento quién ha pedido la cita, y dar soporte y mantener la plataforma segura. No leemos tus fotografías, tus publicaciones, tu lista de amigos ni nada más de tu cuenta social, y no publicamos nada en tu nombre.

Si usas la app y activas los avisos en el móvil, guardamos el identificador que el sistema del móvil (Apple o Google) da a ese aparato, ligado a tu cuenta. Sirve solo para avisarte de tus citas: la víspera, un cuestionario por responder, y cuando el establecimiento confirma, rechaza, cambia o cancela algo. Nunca para publicidad. En la pantalla bloqueada el aviso muestra el nombre del establecimiento y la hora, nunca el servicio. Lo desactivas en los ajustes del móvil, y el identificador se elimina con tu cuenta o cuando el móvil deja de reconocerlo.

Registro de actividad

Guardamos un registro de las acciones realizadas dentro de cada establecimiento (quién hizo qué, y cuándo) para que quien lo dirige pueda auditar a su propio equipo, y para detectar fraude. Ese registro no lo puede alterar ni borrar nadie, nosotros incluidos: esa inmutabilidad es lo que le da valor como prueba.

De las personas que visitan la página de inicio

Cuando tocas «cerca de mí» en el buscador de salones, usamos la ciudad aproximada a la que corresponde tu dirección IP para mostrarte los salones más cercanos. Esa ubicación no se guarda en ningún sitio, no se liga a ti ni a ninguna cuenta, y desaparece cuando la página termina de responder. No se te pide permiso porque en realidad no recogemos nada: tu dirección IP ya viene con la petición, como en cualquier sitio web, y nunca se envía a terceros para este fin.

De las personas que denuncian contenido

En las páginas públicas de los establecimientos hay un botón para denunciar contenido ofensivo, engañoso o que no debería haberse publicado, junto a cada valoración y al final de la página. No necesitas cuenta.

De una denuncia guardamos lo que se denunció, el motivo, lo que escribiste, y también tu dirección IP y tu aparato, estos dos solo para evitar que alguien abuse del propio botón. El email es opcional y se usa solo para poder responderte: puedes denunciar sin dejarlo, y preferimos que lo hagas así si te da reparo denunciar con tu nombre.

La denuncia nos llega a nosotros, nunca al establecimiento denunciado. El establecimiento no ve quién lo denunció, ni tu email, ni tu dirección IP, y ni siquiera puede ver la denuncia. Hablamos con el establecimiento antes de retirar nada.

Con qué base legal

Cuando nos basamos en el interés legítimo, el interés es concreto: evitar que la cuenta de un establecimiento sea tomada por otra persona, y evitar que el historial financiero se manipule desde dentro. Hemos limitado la recogida al mínimo necesario para ello, y puedes oponerte (sección 7).

En cuanto a los datos de las clientas del establecimiento, la base legal la elige el establecimiento: normalmente la ejecución del servicio contratado, y el consentimiento explícito para la ficha de salud. Tratamos esos datos solo siguiendo sus instrucciones.

Lo que nunca hacemos: vender datos, usarlos para publicidad, cruzarlos entre establecimientos, ni usarlos para entrenar nada.

El cuestionario de salud (ficha de anamnesis) puede contener alergias, enfermedades crónicas, medicación, embarazo, diabetes o epilepsia, entre otras cosas. Son datos de salud, que el artículo 9 del RGPD trata como categoría especial. Las fotografías de los tratamientos pueden, por la misma razón, revelar información sobre la piel o el pelo de alguien.

Tu nota, tus respuestas a los cuestionarios y las fotografías que les añades pueden contener datos de salud, y se tratan como tales. El texto de la nota y las respuestas se guardan cifrados, y las fotografías quedan privadas, sin ubicación ni otros metadatos, y se abren solo con enlaces de corta duración. Nada de esto se envía al asistente de inteligencia artificial de la sección 4, y la herramienta interna de soporte no lo muestra.

El establecimiento también puede adjuntar documentos a la ficha de la clienta, como archivos PDF, Word o Excel: un resultado de análisis, un consentimiento firmado, una ficha antigua. Solo los ve el equipo del establecimiento, la clienta no los ve en su área, y pueden contener datos de salud, así que tienen la protección de esta sección. Se guardan en almacenamiento privado, nunca se envían al asistente de inteligencia artificial, y salen cuando el establecimiento los borra, elimina la ficha o anonimiza a la clienta.

Base legal: el consentimiento explícito de la clienta, obtenido por el establecimiento (artículo 9.2.a del RGPD). Un establecimiento de belleza no es un prestador de servicios de salud y no puede acogerse a las excepciones previstas para la sanidad. Sin consentimiento explícito, la ficha no debería rellenarse.

Estos datos tienen una protección reforzada en la práctica, no solo en la intención: se quedan siempre dentro de la Unión Europea, nunca se envían a herramientas técnicas de terceros, y las personas que desarrollan uBeauty no tienen forma de verlos. La herramienta interna de soporte muestra solo datos del establecimiento y de la persona que lo dirige, más recuentos agregados, nunca la ficha de una persona.

La única imagen que puede llegarnos desde tu establecimiento es la que decides enviar: cuando comunicas un problema en Soporte, puedes adjuntar hasta tres capturas de pantalla. Es siempre opcional, y te pedimos que tapes o recortes los nombres, teléfonos y fichas de las clientas antes de enviarlas. Las capturas se guardan en el mismo almacenamiento que las fotografías de tratamientos, solo las personas que atienden el soporte pueden abrirlas, cada apertura queda registrada, y se eliminan cuando el problema se resuelve, o 30 días después como máximo.

Esto incluye al asistente de inteligencia artificial descrito en la sección 4: la ficha de salud no se le envía nunca, en ninguna circunstancia, ni siquiera con el asistente activado. Tampoco el asistente escribe fichas de salud a partir de lo que lee en un archivo o una fotografía. Si un cuaderno importado contiene notas sobre alergias o embarazo, esa información no pasa automáticamente a la ficha; una persona tiene que escribirla, con el consentimiento explícito que esta sección exige.

No vendemos ni comunicamos datos a terceros para sus propios fines, con una única excepción, que solo ocurre si la aceptas y se describe en la sección 8. Usamos proveedores que tratan datos por cuenta nuestra, con contrato escrito y solo según nuestras instrucciones, en las siguientes categorías:

• Alojamiento de la aplicación y de la base de datos: donde funciona la aplicación y donde se guardan los datos
• Almacenamiento de archivos: las fotografías y los documentos adjuntos a la ficha de la clienta
• Envío de emails transaccionales: confirmaciones, recuperación de contraseña, alertas de seguridad y, si el establecimiento lo activa, la factura enviada a la clienta
• Facturación certificada: solo si el establecimiento la activa. El proveedor recibe los datos que aparecen en la factura y guarda el documento
• Monitorización técnica: detectar fallos, con los datos personales eliminados antes de enviar
• Medición de uso y rendimiento: cuántas personas abren cada página y cuánto tarda en cargar, en recuentos agregados. No usa cookies, no te sigue entre sitios y no guarda nada que te identifique
• Entrega de avisos en el móvil: solo si activas los avisos. El servicio de notificaciones del sistema operativo (Google en Android, Apple en iPhone) recibe el identificador del aparato y el texto del aviso, para entregarlo
• Inicio de sesión social: solo si eliges iniciar sesión con una cuenta social: Google, Facebook, Apple o Microsoft para quien trabaja en el establecimiento; Google, Facebook o Apple para quien tiene cuenta de clienta
• Asistente de inteligencia artificial: solo si el establecimiento lo ha activado, y solo para las dos finalidades descritas abajo

La lista nominal y actualizada de estos proveedores se facilita a cualquier establecimiento que la pida, como parte del contrato de encargo del tratamiento.

El asistente de inteligencia artificial

Viene desactivado. Solo empieza a funcionar si la persona que dirige el establecimiento lo activa, tras una pantalla que explica qué se envía y adónde, y se puede desactivar en cualquier momento sin perder nada de lo que ya está en la cuenta.

Sirve para dos finalidades, deliberadamente distintas entre sí:

• Traer la lista de clientas que ya existe: cuando el establecimiento sube un archivo o una fotografía de una agenda de papel, el contenido se lee automáticamente para no tener que escribirlo a mano. Aquí hay datos personales en lo que se envía: el nombre y los contactos de quien aparece en ese archivo. Ocurre una vez, por acción explícita del establecimiento, y el archivo no se conserva tras leerse.
• Sugerir mejoras para el negocio: precios, horarios, cómo se organiza el equipo. Aquí no se envían datos personales: el asistente recibe recuentos y totales del negocio (por servicio y por hora del día, lo que queda tras las comisiones, productos vendidos y en stock, el valor de las faltas, lo que falta por cobrar y el avance hacia los objetivos), más la lista de sugerencias que el establecimiento ya aceptó o rechazó, que es lo que evita repetir una idea a quien ya dijo que no. Ningún nombre de clienta, contacto, email o nota sale de la base de datos para este fin, ni tampoco el nombre de nadie que trabaje en el salón.

Base legal: la ejecución del contrato con el establecimiento (artículo 6.1.b del RGPD), según sus instrucciones. El proveedor trata los datos solo para responder a la petición, no los usa para entrenar sus propios modelos y no los conserva tras responder. Las sugerencias son propuestas: aplicarlas o ignorarlas es siempre una decisión de una persona (ver sección 11).

También podemos tener que comunicar datos a autoridades cuando la ley lo exija. Si ocurre, y si la ley lo permite, informamos a la persona titular de los datos.

El contenido de la aplicación (clientas, citas, fichas de salud, finanzas) se guarda en la Unión Europea, y la monitorización técnica también.

Hay una excepción, y solo existe para los establecimientos que han activado el asistente de inteligencia artificial (sección 4): en ese caso, lo que se envía para la lectura automática se procesa en Estados Unidos. No se guarda allí (se lee, se responde y se descarta), pero sí sale de la Unión Europea por ese instante, y por eso se dice aquí en lugar de dejarlo implícito.

Esa transferencia está cubierta por las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, suscritas con el proveedor. La ficha de salud queda fuera de esto: no se envía nunca, con el asistente activado o no (sección 3).

Si aceptas la cookie de Meta en las páginas /business o /registo (sección 8), lo que recoge va a Meta Platforms Ireland, que también puede tratarlo en Estados Unidos, al amparo del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. Nada del contenido de la aplicación va por ese camino.

Aparte de estos casos de eliminación de cuenta y de los plazos automáticos de esta tabla, la aplicación no elimina registros por sí sola: retirar o anonimizar a una clienta es siempre una decisión del establecimiento, que la lleva a cabo cuando lo considera oportuno. La anonimización sustituye el nombre, los contactos, la fecha de nacimiento, las notas y la fotografía, elimina la ficha de salud, la nota, las respuestas a cuestionarios con sus fotografías, los documentos adjuntos a la ficha, las fotografías de las citas y las etiquetas, y revoca el consentimiento, conservando solo el historial contable sin titular identificable. El archivo de una fotografía o documento sale del almacenamiento en ese momento o por el proceso automático diario.

Sobre tus datos personales, tienes derecho a:

• Acceder: saber qué datos tenemos y obtener una copia
• Rectificar lo que esté mal o incompleto
• Suprimir, en los casos previstos por la ley
• Limitar el tratamiento mientras se examina una impugnación
• Recibir tus datos en un formato legible por máquina, o pedirnos que los enviemos a otro servicio
• Oponerte al tratamiento basado en el interés legítimo
• Retirar el consentimiento en cualquier momento, sin coste y sin afectar a lo hecho antes

Si tienes una cuenta con nosotros, escribe a support@ubeauty.studio. Si eres clienta de un establecimiento, la petición se hace al establecimiento; también puedes responder al email de confirmación del consentimiento que recibiste. Si nos escribes directamente, se la reenviamos al establecimiento y te avisamos de que lo hemos hecho.

Respondemos en el plazo de un mes, que puede ampliarse otros dos meses en peticiones complejas, y en ese caso te lo comunicamos y explicamos el motivo. No tiene coste.

En la aplicación, en el área de clienta y en las páginas de los establecimientos, las cookies que usamos son estrictamente necesarias para el servicio que has solicitado, o resultan de una elección explícita tuya, lo que las exime de consentimiento previo. Viajan siempre cifradas. Ahí no hay cookies de publicidad ni de seguimiento entre sitios.

La única excepción: la cookie de Meta

En dos páginas, y solo en ellas (la página de uBeauty para establecimientos, /business, y la página de registro de establecimientos, /registo), te preguntamos si aceptas el píxel de Meta, de la empresa que está detrás de Instagram y Facebook. Nos permite saber si nuestros anuncios traen nuevos establecimientos, y mostrarlos a las personas con más probabilidad de estar interesadas.

Hasta que aceptes, no se carga nada de Meta. Si rechazas, se queda así. Si aceptas, tu navegador empieza a hablar con Meta en esas dos páginas, y Meta recibe: la página que abriste, si empezaste y terminaste de crear una cuenta, tu dirección IP, datos del navegador y del aparato, y una cookie propia (_fbp) que le ayuda a reconocer el mismo navegador.

Nunca le enviamos lo que escribes en el formulario (email, teléfono, nombre, nombre del establecimiento o número fiscal), y la lectura automática de formularios de Meta está desactivada en los ajustes del píxel. El píxel no existe en la aplicación, en el área de clienta, en las páginas de los establecimientos, ni dentro de la app de iPhone o Android.

Base legal: tu consentimiento (art. 6.1.a del RGPD y art. 5 de la Ley portuguesa 41/2004). Por la recogida y el envío de esos datos, nosotros y Meta Platforms Ireland somos corresponsables del tratamiento; lo que Meta hace después con ellos se rige por su propia política de privacidad, en facebook.com/privacy/policy.

Guardamos tu respuesta en una cookie nuestra durante 6 meses. Puedes cambiar de idea en cualquier momento en «Preferencias de cookies», al final de las páginas /business y /registo, o borrando las cookies del navegador. Cuando rechazas, también eliminamos la cookie de Meta. Retirar el consentimiento no hace ilícito lo hecho antes.

Cada establecimiento puede publicar una dirección con su propia página, para que las clientas vean cuándo hay huecos libres. Es una página abierta, sin inicio de sesión, que muestra solo la disponibilidad.

La página viene desactivada por defecto. Cada profesional puede retirarse de ella, el establecimiento puede ocultar los nombres del equipo, y puede desactivar la página o cambiar el enlace en cualquier momento, lo que invalida de inmediato cualquier dirección ya compartida.

Cuando el establecimiento publica su dirección, la página muestra un mapa de Google Maps. Ese mapa se carga desde los servidores de Google, lo que significa que tu navegador se comunica con Google cuando ves esa parte de la página, y Google conoce tu dirección IP, como ocurre en cualquier sitio web con un mapa. No le decimos a Google qué página estás viendo, y el mapa solo se carga si llegas realmente a esa sección. El establecimiento puede desactivar toda la sección.

Cuando el establecimiento guarda su dirección, nuestros servidores la envían a Google para confirmar que existe y obtener las coordenadas con las que se dibuja el mapa. Es solo la dirección del establecimiento: ningún dato de clientas o del equipo va con ella.

La página con el mapa de los salones dibuja el mapa con imágenes de OpenFreeMap, un servicio gratuito de mapas. Al abrir esa página, tu navegador le pide esas imágenes y, por eso, recibe tu dirección IP. OpenFreeMap no usa cookies y dice que no guarda la IP en sus registros. Para mostrarte primero los salones de tu zona usamos la ciudad aproximada de tu IP, sin guardarla y sin ponerla en la dirección de la página. No pedimos tu ubicación exacta.

Las contraseñas no las puede recuperar nadie, nosotros incluidos. El acceso a las cuentas está protegido con verificación adicional, las conexiones van siempre cifradas, y cada inicio de sesión desde un dispositivo nuevo o cambio de seguridad en la cuenta provoca un aviso por email. Los datos más sensibles, como las fichas de salud, las notas y los mensajes del equipo, se guardan cifrados. La seguridad se comprueba automáticamente antes de cada publicación.

El servicio está pensado para profesionales: las cuentas de trabajo no deben crearlas menores de 18 años. Un establecimiento puede tener clientas menores de edad. En ese caso, corresponde al establecimiento obtener el consentimiento de quien ostenta la responsabilidad parental, en particular para la ficha de salud y para las fotografías.

No tomamos decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados con efectos significativos sobre nadie, ni elaboramos perfiles. Las sugerencias que hace la aplicación son propuestas al establecimiento, donde siempre decide una persona.

Esto vale también para el asistente de inteligencia artificial (sección 4): propone cambios para el negocio (un precio, un horario) y no los aplica. No cambia nada en la cuenta hasta que alguien pulsa el botón. Y las sugerencias son sobre el negocio, no sobre las personas: el asistente no evalúa, clasifica ni puntúa a las clientas.

Si cambiamos algo relevante (una nueva finalidad, un plazo de conservación distinto), actualizamos esta página y la fecha de arriba. Si el cambio es importante, avisamos por email a los titulares de cuenta antes de que entre en vigor.